Prozesse automatisieren: weniger Abtippen, weniger Weiterleiten

Prozesse automatisieren: Was das im Betrieb heißt

In fast jedem Betrieb gibt es Handgriffe, die immer gleich laufen. Eine Mail kommt an, jemand liest sie, tippt die Angaben in ein anderes Programm ab und leitet sie an einen Kollegen weiter. Jeder Handgriff dauert nur Minuten. Zusammen kosten sie Stunden, und manchmal geht einer unter.

Automatisieren heißt: Ein Ablauf übernimmt diese Handgriffe. Er schaut nach, ob etwas Neues da ist, trägt die Angaben dort ein, wo sie hingehören, und gibt Bescheid, wenn ein Mensch gefragt ist. Dafür braucht es keine große Technik, nur jemanden, der das Abtippen und Weiterleiten einmal sauber einrichtet.

Was n8n ist und warum wir es einsetzen

n8n ist ein Werkzeug, das Programme über Abläufe verbindet. Der Quellcode ist einsehbar, und es läuft auf einem Server Ihrer Wahl, auch in Deutschland, statt in einer US-Cloud. Das ist für uns der Grund, es zu verwenden: Ihre Daten bleiben dort, wo Sie sie erwarten.

Ein Ablauf in n8n sieht aus wie ein Schaubild. Jeder Schritt ist ein Kästchen, die Linien dazwischen zeigen den Weg. Dadurch bleibt er nachvollziehbar: Sie sehen, was nach dem Eingang einer Anfrage passiert, und zwar ohne Programmierkenntnisse.

Wir bauen Ihre Abläufe in n8n; sie laufen auf einem Server in Deutschland, auf Wunsch auf Ihrem eigenen.

Sechs typische Abläufe, vorher und nachher

Die Beispiele sind typische Abläufe aus kleinen Betrieben, keine Kundenfälle. Die Zeitangaben sind Schätzungen mit einer Annahme dahinter, keine Messwerte. Wie viel Zeit es bei Ihnen spart, hängt davon ab, wie oft der Ablauf läuft.

Läuft in Ihrem Betrieb ein Onlineshop, gehört die Bestellung fast immer dazu.

• Anfrage, Angebot, Termin, Nachfassen

  Vorher

  Eine Anfrage kommt über das Formular. Jemand liest sie, schreibt das Angebot von Hand, sucht einen Termin und notiert sich, wann nachzufassen ist.

  Nachher

  Das Formular startet den Ablauf. Ein Angebotsentwurf liegt bereit, ein Terminvorschlag geht an den Kunden, und nach einer Woche erinnert der Ablauf ans Nachfassen. Sie prüfen und senden.

  Zeit

  etwa 20 Minuten je Anfrage (Schätzung, Annahme: das Angebot folgt einem festen Muster)

• Rechnungseingang per Mail

  Vorher

  Rechnungen kommen als Anhang in einem Postfach. Jemand lädt sie herunter, legt sie in einen Ordner und schickt sie an die Buchhaltung.

  Nachher

  Der Ablauf erkennt die Rechnung im Anhang, legt sie im richtigen Ordner ab und leitet sie an die Buchhaltung weiter. Sie bekommen eine Übersicht statt vieler Einzelmails.

  Zeit

  etwa 5 Minuten je Rechnung (Schätzung, Annahme: 30 bis 50 Rechnungen im Monat)

• Shop-Bestellung

  Vorher

  Eine Bestellung geht ein. Jemand schreibt sie ins Lager, erstellt das Versandetikett und die Rechnung von Hand.

  Nachher

  Die Bestellung löst Lagermeldung, Versandetikett und Rechnung aus. Bei Fehlern, etwa einer unklaren Adresse, meldet sich der Ablauf bei Ihnen.

  Zeit

  etwa 10 Minuten je Bestellung (Schätzung, Annahme: Standardversand ohne Sonderwünsche)

• Nach dem Auftrag um eine Rezension bitten

  Vorher

  Nach dem Auftrag denkt niemand daran, den Kunden um eine Rückmeldung zu bitten. Wenn doch, schreibt jemand die Mail jedes Mal neu.

  Nachher

  Einige Tage nach dem Abschluss geht eine freundliche Mail mit dem Link zur Rezensionsseite an den Kunden. Wer nicht angeschrieben werden soll, steht auf einer Ausschlussliste.

  Zeit

  etwa 5 Minuten je Auftrag (Schätzung), vor allem aber wird es nicht mehr vergessen

• Bewerbungen sortieren und bestätigen

  Vorher

  Bewerbungen kommen per Mail. Jemand liest sie, sortiert sie in Ordner und schreibt jedem Bewerber, dass sie angekommen ist.

  Nachher

  Der Ablauf legt jede Bewerbung in einem Ordner ab und schickt eine Eingangsbestätigung. Wen Sie einladen, entscheiden weiterhin Sie.

  Zeit

  etwa 5 Minuten je Bewerbung (Schätzung, Annahme: Ablegen und Bestätigung von Hand, 10 bis 20 Bewerbungen je Stelle)

• Terminerinnerung per Mail oder SMS

  Vorher

  Termine werden vergessen, und jemand ruft am Vortag der Reihe nach an.

  Nachher

  Der Ablauf liest die Termine aus dem Kalender und schickt am Vortag eine Erinnerung per Mail oder SMS. Absagen landen bei Ihnen im Postfach.

  Zeit

  etwa 15 Minuten je Tag (Schätzung, Annahme: fünf bis zehn Termine am Tag)

Mit und ohne KI: Wo ein Ablauf Hilfe bekommt

Die meisten Abläufe brauchen keine KI. Wenn eine Anfrage eintrifft, dann geht eine Bestätigung hinaus: Das ist eine feste Regel, und sie lässt sich gut prüfen. So fangen wir an.

KI hilft dort, wo Text im Spiel ist. Sie liest eine Mail und ordnet sie ein, fasst einen langen Text zusammen oder schlägt eine Antwort vor. Das Ergebnis ist ein Entwurf. Der Mensch entscheidet, ob er rausgeht.

Welche Daten ein Sprachmodell sehen darf, klären wir vorher mit Ihnen. Mehr zu KI im Betrieb steht auf der Seite KI im Betrieb.

Ein Ablauf oder ein ganzes Paket

Automatisierung klein, 1.490 € bis 2.900 €. Ein Ablauf zwischen zwei bis drei Programmen, zum Beispiel der Weg von der Anfrage bis zum Angebotsentwurf. Der Preis hängt davon ab, wie viele Programme beteiligt sind und wie viele Sonderfälle es gibt. Dazu kommen 49 € im Monat für den Betrieb.

Automatisierung groß, 4.900 € bis 9.800 €. Drei bis fünf verbundene Abläufe, die Anbindung Ihrer vorhandenen Software, eine Dokumentation und eine Schulung für Ihre Leute. Der Betrieb kostet 99 € bis 199 € im Monat.

Betrieb heißt: Wir halten die Abläufe am Laufen, schauen nach, wenn einer hakt, und passen ihn bei kleinen Änderungen an.

So läuft Ihre Automatisierung ab

Drei Schritte vom Gespräch bis zum laufenden Ablauf:

1. Gespräch

   30 Minuten und kostenlos. Sie erzählen, was sich wiederholt, wir sagen, was sich lohnt und was nicht.

2. Ein Ablauf zuerst

   Wir bauen den Ablauf, der am meisten Handarbeit spart, und zeigen ihn Ihnen im Schaubild. Er geht erst nach Ihrer Freigabe live.

3. Betrieb

   Der Ablauf läuft auf einem Server in Deutschland. Wir überwachen ihn und passen ihn an. Ist er etabliert, folgt auf Wunsch der nächste.

Automatisierung: Preise auf einen Blick

Häufige Fragen zur Automatisierung

Welcher Handgriff soll als Erstes wegfallen?

Beschreiben Sie in zwei oder drei Sätzen, was Sie heute abtippen oder weiterleiten. Wir melden uns innerhalb eines Werktags.

Weitere Leistungen

• Website erstellen lassen

  Vom Onepager bis zur Seite mit Redaktionssystem, die Sie selbst pflegen. Gut auf dem Handy lesbar, in Google gut zu finden, schnell geladen.

• Onlineshop erstellen lassen

  Ein Shop mit Shopify für den schnellen Start oder ein individueller Shop mit Anbindung an Ihre Abläufe. Zahlung, Versand und Ihre Rechtstexte bauen wir ein.

• Web-App entwickeln lassen

  Kundenportale, Buchungen und interne Werkzeuge, die Abläufe im Betrieb digital machen und Zeit sparen.

• KI im Betrieb

  KI-Sprechstunde, KI-Assistent für Ihre Website und Workshop für Ihre Leute: Wir führen KI dort ein, wo sie Ihrem Betrieb nützt.

• Website-Pflege und Hosting

  Hosting in Deutschland, Updates, Backups, Überwachung und kleine Änderungen. Sie haben damit keine Arbeit.